Rozmowa kwalifikacyjna

Czym jest rozmowa kwalifikacyjna?
Rozmowa kwalifikacyjna jest podstawową i najczęściej stosowaną metodą selekcji kandydatów na dane stanowisko pracy. Jej celem jest zebranie wiarygodnych informacji istotnych zarówno dla prowadzącego rozmowę, jak i kandydata.

„Rozmowy kwalifikacyjne to pertraktacje: kandydaci oferują swoją zdolność do pracy, oczekując satysfakcjonującego wynagrodzenia, przedsiębiorstwa natomiast chcą najlepszej siły roboczej za najbardziej korzystną cenę” [Lucas, Rahden, 2001: 9].

Ważna jest świadomość kandydata dotycząca tego, jakich tematów należy spodziewać się podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Najczęściej przyszły pracodawca czy osoba rekrutująca na dane stanowisko będzie starała się uzyskać informacje na temat:

  • mocnych stron kandydata,
  • doświadczenia zawodowego w danej dziedzinie,
  • możliwości wniesienia czegoś nowego do pracyna danym stanowisku i firmy,
  • korzyści z zatrudnienia kandydata.

Co koniecznie trzeba wiedzieć, idąc na rozmowę?
Idąc na rozmowę, powinniśmy doskonale orientować się w następujących kwestiach:

  • Czym zajmuje się firma, do której idziemy na rozmowę?
    Obecnie zdobycie informacji na temat branży, w której działa firma, nie sprawia większych trudności. Należy przejrzeć strony internetowe danej firmy, ale także dowiedzieć się czegoś o jej konkurentach. Najlepiej nawiązać kontakt z kimś już pracującym w danej organizacji, kto mógłby opowiedzieć o jej wewnętrznej kulturze.
  • Jakie są potrzeby pracodawcy (tempo rozwoju branży, zyski, jakie osiąga i zmiany, jakim podlega)?
  • Jakimi umiejętnościami i kompetencjami dysponujemy?
    Ponadto powinniśmy:
  • znać dokładnie własne CV i umieć odnieść się do każdego punktu w nim zawartego;
  • odpowiednio uzasadnić własną motywację do pracy;
  • zweryfikować dokładnie miejsce spotkania, sprawdzić czas dojazdu itp.; punktualność to podstawowa cecha dobrej autoprezentacji.

Efekt pierwszego wrażenia
Pierwsze wrażenie robi się tylko raz. Niektórzy twierdzą, że jeśli w ciągu 5 minut nie zrobimy na swoim rozmówcy pozytywnego wrażenia, to szanse na otrzymanie oferty pracy są niewielkie. Prawda jest taka, że najważniejsze są pierwsze 3 sekundy…
Natomiast według reguły 4x20 kandydat zostaje wstępnie oceniony  już na podstawie pierwszych 20 sekund. Ocena ta będzie uwzględniała pierwsze:

  • 20 kroków kandydata,
  • 20 cm twarzy, na które zwróci uwagę rozmówca,
  • pierwsze 20 słów, które wypowie kandydat.

Strój
Strój jest  ważną częścią ogólnego wrażenia, jakie się wywiera, a rzadko otrzymuje się drugą szansę na taką prezentację.
Warto zatem dowiedzieć się, jakie obyczaje panują w danej firmie. Jednak na rozmowę zawsze należy ubrać się elegancko. Garnitur lub kostium w stonowanym kolorze to strój najbardziej odpowiedni na rozmowę kwalifikacyjną.

Kobiety powinny zwracać uwagę nie tylko na kolor, ale także na krój stroju. Należy unikać:

  • głębokich dekoltów,
  • minispódniczek,
  • rajstop w „dziwne” wzorki,
  • „dziwnych” (być może najbardziej trendy) krojów bluzek lub spódnic,
  • wielkich biżuteryjnych ozdób,
  • legginsów.

Mężczyźni powinni unikać:

  • kolorowych skarpet,
  • koszul w „dzikie” wzory i takich krawatów,
  • niezadbanych butów ze zniszczonymi sznurówkami.

UWAGA: Należy pamiętać, że każda branża ma swój własny styl, do którego należy się dostosować.

Wygląd
Fryzura, dodatki, makijaż mają duży wpływ na to, jak kandydat zostanie odebrany na rozmowie kwalifikacyjnej.
Jeśli staramy się o stanowisko, na którym będziemy mieli kontakt z klientem, to należy pamiętać, że irokez na głowie lub tatuaże na odkrytych częściach ciała mogą być niemile widziane.
Uważajmy na dodatki!  Duże wisiory, amulety itp. mogą być pułapką. Takie ozdoby zazwyczaj rozpraszają rekrutera.
Zbyt jaskrawy makijaż u kobiet, nadmiar kolczyków w uchu lub na twarzy też mogą spowodować odwrócenie uwagi od sedna rozmowy kwalifikacyjnej.
Makijaż powinien być  dyskretny i stonowany. Najlepsza będzie szminka lub błyszczyk w kolorze naturalnym, podobnie cienie do powiek.
Paznokcie powinny mieć odpowiednią długość – bez tipsów i nadmiernych ozdób.
 
Postawa
Język ciała wiele mówi o człowieku, np:

  • jaki ma nastrój,
  • jak się czuje,
  • czy jest pewny siebie.

Należy unikać postawy zamkniętej. Postawa ta charakteryzuje osoby przeżywające wewnętrzny niepokój i niepewność. Mają one tendencje do zasłaniania tułowia poprzez krzyżowanie rąk, krzyżują też nogi, odchylają głowę do tyłu, usztywniają ramiona i ręce. Taka postawa wykazuje zagubienie i niską samoocenę.
Otwarta postawa cechuje ludzi pełnych swobody, spokoju i odprężenia psychicznego. Z reguły siedzą oni wyprostowani, z asymetrycznym ustawieniem rąk i nóg. Taka postawa pożądana jest podczas rozmowy.
Należy pamiętać o właściwym uścisku ręki i  o uśmiechu.

Kontakt wzrokowy z rekruterem
Zawsze należy utrzymywać kontakt wzrokowy z rekruterem, ponieważ świadczy to o pewności siebie potencjalnego kandydata oraz o jego prawdomówności.
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej mniej chodzi o bezbłędny „show” retoryczny, bardziej natomiast o dobre relacje między kandydatem a rekruterem przez kontakt wzrokowy, uważne słuchanie i umiejętność wczucia się w daną sytuację.

Fazy rozmowy kwalifikacyjnej
Faza 1 – wstęp (przygotuj się na pierwsze pytania rekrutera)
Na rozmowie każdy doświadcza stresu i napięcia. Dlatego w pierwszych minutach spotkania rekruter będzie starał się nieco rozluźnić sytuację.
Rozmówca może zadać kilka pytań niezwiązanych z procesem rekrutacyjnym:

  • „Czy nie miał/a Pan/i problemu z dotarciem na miejsce?”
  • „Czy były duże korki po drodze?”

Faza 2 – rozwinięcie (pytania właściwe i zaskakujące)
Kluczem do sukcesu jest przemyślenie odpowiedzi na pytania, które mogą paść w jej trakcie. W fazie tej rekruter będzie chciał potwierdzić zdanie, które wyrobił sobie o kandydacie w fazie pierwszej.
W fazie tej występują dwa rodzaje pytań:

  • pytania ustrukturyzowane – zadawane wszystkim kandydatom; dotyczą opisu wymagań danego stanowiska oraz definicji profilu idealnego kandydata; Twoje odpowiedzi wskażą, jak wiele wymagań spełniasz, i jak twoje umiejętności i cechy osobowościowe są blisko tych, które powinien sobą reprezentować idealny pracownik;
  • pytania szczegółowe – rekrutujący zweryfikuje tutaj list motywacyjny i CV kandydata; odpowiedzi pozwolą mu zanalizować szczególne cechy, sprawdzić tok myślenia oraz precyzję  odpowiedzi potencjalnego pracownika.

Trzeba być przygotowanym na „zaskakujące pytania”. Mają one na celu sprawdzenie szybkości i adekwatności reakcji, kreatywności oraz zdolności twórczego myślenia i rozwiązywania nietypowych problemów przez osobę ubiegającą się o pracę.

Faza 3 – zakończenie (podjęcie decyzji i pytania kandydata)
Zanim rekruter podejmie ostateczną decyzję, pozwoli kandydatowi zadać kilka pytań.
Warto przygotować sobie mądre pytania zawczasu, ponieważ podczas tej części spotkania też jesteśmy oceniani.  
Przykłady:

  • „Czy to stanowisko dopiero powstało, czy istnieje od jakiegoś czasu?”
  • „Jakie są możliwości rozwoju zawodowego? Czy firma oferuje szkolenia? Czy są perspektywy awansu?”
  • „Jak długo trwa okres próbny?”
  • „Komu będzie podlegać stanowisko i kto potencjalnie będzie zwierzchnikiem?”
  • „Jakie były przyczyny odejścia poprzedniego pracownika z danego stanowiska?”
  • „Kiedy będzie znany wynik rozmowy?”
  • „Jak często dokonywana jest ewaluacja wyników pracy? Według jakich kryteriów?”
  • „Jaka atmosfera panuje w zespole?”
  • „Jaki styl zarządzania preferujecie i stosujecie w Waszej firmie?”
  • „Czy istnieje opis stanowiska pracy, o które się ubiegam?”
  • „Czy macie klientów, o których trzeba się specjalnie troszczyć?”
  • „Jakimi współpracownikami, materiałami i pomocami będę dysponował przy wykonywaniu zadań?”

Stresory
Celowe sytuacje stresowe wprowadzane w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej mają na celu sprawdzenie, jak kandydat radzi sobie w trudnych sytuacjach, jak szybko podejmuje decyzje i czy nie boi się wyrażać własnego zdania. W sytuacji gdy rekruter  niewyraźnie zadaje  pytania, należy poprosić o powtórzenie, gdy zabraknie krzesła przy biurku rekrutera, również należy poprosić o jego  przyniesienie.
Stresorami mogą być:

  • rozmowa „w biegu” – na korytarzu, ulicy,
  • niewyraźnie zadawanie pytań,
  • brak krzesła przy biurku rekrutera przeznaczonego dla kandydata,
  • prowadzenie przez rekrutera innej rozmowy (np. telefonicznej) w trakcie spotkania z kandydatem do pracy,
  • dziwne zachowanie rekrutera: brak kontaktu wzrokowego, zabawa telefonem, pstrykanie długopisem.

Kłopotliwe pytania i próba odpowiedzi    
Rekruter nie ma prawa pytać o wiek, rasę, religię, poglądy polityczne, orientację seksualną, dzieci czy stan cywilny.
Zdarzają się jednak pytania i stwierdzenia, na które powinniśmy być przygotowani, np.:

„Nie ma Pan/i wielkiego doświadczenia na takim stanowisku i w dziedzinie, której dotyczy praca.”
Sugerowana odpowiedź:

  • „Mam duże zdolności przystosowania się”,
  • „Mam dużą motywację do pracy i to stanowisko jest dla mnie wyzwaniem”,
  • „Jestem otwarty na nowe działania”,
  • „Nie mam złych nawyków i przyzwyczajeń”.

„Zbyt długo pozostawał/a Pan/i bez pracy…”
Sugerowana odpowiedź:

  • „Prowadziłam budżet domowy”,
  • „Załatwiałam wszelkie sprawy administracyjne rodziny”,
  • „Organizowałam życie rodzinne”.

„Pana/i największa porażka zawodowa?”
Podajemy najbardziej odległą z doświadczenia zawodowego i wyciągamy wnioski z porażki – podajemy je rekruterowi, by wiedział, czego się na tej podstawie nauczyliśmy.

„Co zmieniłby/aby Pan/i z chęcią w swoim życiu?”
Nie podajemy wielu przykładów, ponieważ będzie to sugerować, iż nasze życie nie układało się pomyślnie. Przytaczamy nieliczne przykłady, prawie nieznaczące, które podczas dalszej rozmowy nie zdradzają nic negatywnego na nasz temat.

„Jak pogodzi Pani swoje życie prywatne z karierą zawodową?”
To pytanie jest bardzo często zadawane. Nie udajemy, że potrafimy być jednocześnie perfekcyjną matką, partnerką i pracownikiem. Odpowiedź: „Między pracą zawodową a moim prywatnym życiem nie ma tak wielkich przeszkód, jakby się mogło wydawać; łączę z powodzeniem te sfery życia i nigdy nie dochodzi do poważnych konfliktów”.

„Co wyprowadza Pana/Panią z równowagi?”
Sugerowana odpowiedź: „Jeśli coś miałoby mnie wyprowadzić z równowagi, byłoby to zachowanie nie fair moich przełożonych i kolegów; ponadto nic nie może zachwiać mojej równowagi”.

„Jak reaguje Pan/i na krytykę?”
Krytyka jest niezbędna w orientacji na danym stanowisku pracy, Sugerowana odpowiedź: „Akceptuję zarówno pochwałę, jak i naganę. Akceptując naganę, zastanawiam się nad tym, jak pracuję i co mogę, a co powinienem poprawić”.

„Co oznacza dla Pana/i słowo sukces?”
Potencjalna odpowiedź powinna brzmieć: „Zawsze staram się tak pracować, aby osiągnąć sukces, proszę więc mi wierzyć, że choć jest on dla mnie bardzo ważny, nie jestem od niego uzależniony; jednak pamiętam, że nic nie jest większym sukcesem niż ciągłe odnoszenie sukcesów”.

„Czy ma Pan/i często problemy z innymi ludźmi?”
Sugerowana odpowiedź: „A któż ich nie ma? Każde spotkanie z ludźmi implikuje jakieś konflikty, ponieważ każdy ma własne wyobrażenia. Jednak wszystko zależy od tego, jak się te konflikty rozwiąże, a to, o czym jestem przekonany, potrafię dosyć dobrze”.

„Jak długo szuka Pan/i pracy i dlaczego?”
Jeśli rzeczywiście długo poszukujemy zatrudnienia, musimy powiedzieć to jasno i otwarcie wraz z powodami takiego stanu rzeczy. Pamiętać należy, by nie mówić źle o byłym pracodawcy i unikać przypisywania winy wyłącznie innym (firmom, szefom, rodzinie).

„Jaka praca jest według Pana/i idealna?”
Sugerowana odpowiedź: „Idealna byłaby praca, która stwarzałaby możliwość rozwoju wszystkich moich umiejętności oraz wykorzystania wiedzy w dobrej atmosferze pracy, zarówno z korzyścią dla przedsiębiorstwa, jak również dla mnie”.

„Czy miałoby dla Pana/i znaczenie to, czy Pana/i przełożony jest kobietą, czy mężczyzną? Jeśli tak, to dlaczego?”
Odpowiedź powinna brzmieć następująco: „Nie ma to dla mnie najmniejszego znaczenia, czy kieruje mną kobieta, czy mężczyzna. Chodzi mi jedynie o kompetentne kierownictwo firmy. Charakterystyczne, według mnie, cechy kompetentnego zachowania to:

  • wewnętrzny spokój,
  • wiara w siebie i świadomość odpowiedzialności,
  • kreatywność i odwaga podejmowania ryzyka,
  • duża tolerancja wobec innych i samego siebie,
  • uczciwość, fair play i lojalność”.

„Jak, Pana/i zdaniem, zachowywał/a się Pan/i podczas tej rozmowy kwalifikacyjnej?”
Sugerowana odpowiedź: „Myślę, że zachowywałem się jak dobry kandydat; na początku byłem może trochę zdenerwowany, ale w trakcie rozmowy jasno i wyraźnie wyjaśniłem, dlaczego nadaję się do tej pracy oraz że koniecznie chciałbym ją dostać”.

Przykładowe pytania pracodawcy:

  • „Proszę powiedzieć coś o sobie”/„Jak Pan/i by się opisał/a?”
  • „Proszę wymienić swoje mocne strony”/„Proszę wymienić swoje zalety”
  • „Proszę wymienić swoje słabe strony”/„Proszę wymienić swoje wady”
  • „Dlaczego to właśnie Pana/ią mielibyśmy zatrudnić na danym stanowisku?”
  • „Dlaczego stara się Pan/i właśnie o tę pracę?”
  • „Co wie Pan/i o naszej firmie?”
  • „Jakie są Pana/i oczekiwania wobec pracodawcy?”
  • „Dlaczego to stanowisko wydaje się Panu/i atrakcyjne?”
  • „Dlaczego wybrał/a Pan/i ten, a nie inny kierunek studiów? Tę, a nie inną uczelnię?”
  • „Czy mając możliwość ponownego wyboru studiów, zdecydowałby/aby się Pan/i na ten sam kierunek?”
  • „Które z przedmiotów budziły Pana/i zainteresowanie, które nie były lubiane?”
  • „Czy zamierza Pan/i uzupełniać swoje wykształcenie? W jaki sposób?”
  • „Jaka wiedza lub umiejętności pozyskane na studiach przydadzą się Panu/i w pracy?”
  • „Czy należał/a Pan/i do jakiejś organizacji studenckiej?”
  • „Z czego utrzymywał/a się Pan/i w czasie studiów? Jak opłacał/a Pan/i studia?”
  • „Czy pracował/a Pan/i w czasie wakacji lub dorywczo w ciągu roku?”
  • „Na czym polegała Pana/i poprzednia praca?”
  • „Dlaczego odszedł/odeszła Pan/i  z poprzedniej pracy?”
  • „Czy wykonywał/a Pan/i już ten rodzaj pracy?”
  • „Jakie maszyny i urządzenia potrafi Pan/i obsługiwać?”
  • „Ile chciałby/aby Pan/i zarabiać?”
  • „Jak często był/a Pan/i nieobecny/a w poprzedniej pracy?”
  • „Jaki jest Pana/i stan zdrowia?”
  • „Co sądził o Panu/i poprzedni pracodawca?”
  • „Od kiedy może Pan/i zacząć pracę?”
  • „Jak Pana/i zdaniem wyglądałaby praca w naszej firmie?”
  • „Jaki jest Pana/i wymarzony zawód?”
  • „Czy wie Pan/i czym zajmuje się nasza firma?”
  • „Co sądzi Pan/i o nas?”
  • „Co by Pan/i ulepszył/a w naszej firmie?”
  • „Proszę podać swoje ostatnie osiągnięcia?”
  • „Jakie są Pana/i cele zawodowe?”
  • „Proszę opisać jakiś problem, który udało się Panu/i ostatnio rozwiązać?”
  • „Jak znosi Pan/i porażki?”
  • „Jaki jest według Pana/i idealny szef?”
  • „Czy lubi Pan/i podróżować?”
  • „Kto jest Pana/i największym autorytetem?”
  • „Jakie było Pana/i największe niepowodzenie?”
  • „Jakie gazety Pan/i czyta?”
  • „Najważniejsza jest płaca, awans, szkolenia, satysfakcja zawodowa, a może coś innego?”
  • „Jakie ma Pan/i hobby?”
  • „Ile chciałby/aby Pan/i u nas zarabiać na początek? Ile po dwóch latach, ile po trzech?”
  • „Co Pan/i zyska, pracując u nas?”
  • „Jakie są Pana/i plany na przyszłość?”
  • „Jak się Pan/i widzi za 10 lat?”
  • „Dlaczego odpowiedział/a Pan/i na nasze ogłoszenie?”
  • „Jak się Pan/i widzi za 3 lata w tej firmie?”
  • „Czy widział/a Pan/i naszą stronę internetową?”/„Co należałoby zmienić/poprawić?”
  • „Proszę opisać dzień pracy w naszej firmie?”
  • „Co Pana/ą motywuje do pracy?”
  • „Ulubiona książka, film?”, „Dlaczego?”
  • „Co w pracy jest dla Pana/i najważniejsze?”

Co zrobić po rozmowie kwalifikacyjnej?
Wychodząc od potencjalnego pracodawcy, należy pamiętać o tym, że możemy być nadal obserwowani. Natomiast po powrocie do domu dobrze jest napisać list do rekrutującego o tym, że dziękujemy mu za poświęcony czas, że słuchaliśmy z uwagą tego, co mówił i wniesiemy wiele dobrego do jego firmy. Następnie koniecznie przeanalizujmy przebieg odbytego spotkania według wzoru:

  • Czy jesteś zadowolony z przebiegu rozmowy?
  • Z czym sobie najlepiej poradziłeś?
  • Jakie pytania sprawiły Ci najwięcej trudności?
  • Kiedy się zdenerwowałeś?
  • Czy można było to wszystko przewidzieć?
  • Co powinieneś poprawić, biorąc udział w kolejnej rozmowie?
  • Jak sądzisz, jakie wywarłeś wrażenie?

Takie działanie pozwoli w przyszłości uniknąć wcześniej popełnionych błędów.

Bibliografia
Langton K., Cartwrigt N., 2007, Rozmowa kwalifikacyjna. Jak zdobyć wymarzoną pracę, Wydawnictwo Rebis, Poznań.
Lucas M., von Rahden P., 2001, Szukam pracy. Rozmowy kwalifikacyjne, Wydawnictwo Astrum, Wrocław.
Rozmiarek J., 2008, Praca. Jak szukać, zmienić, utrzymać. Vademecum pracownika, Książka i Wiedza, Warszawa.
Tabisz A., 2013, „Praca dla absolwenta. Wzorcowy sposób działania Wydawnictwo Złote myśli, Gliwice.

 
Platforma OLZA współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.